新型コロナウイルス マンション総会は通常通り
新型コロナウイルスの影響で、マンションの総会開催はどうなるのかと心配していました。結局当マンションでは、通常通り総会を開催することになりました。総会議案書には、コロナに対する注意書きを冒頭に印刷して配布、総会出席者への注意を促すことになりました。
■ 目次 ■
新型コロナウイルス マンション総会通常通り
当マンションの総会開催は、例年４月後半に行っています。新型コロナウイルスの影響で、総会開催を延期したマンションもあるという話を聞いています。
東京オリンピック／パラリンピックの開催は、2021年に延期という形に落ち着きましたが、マンションの総会は、2021年に延期するわけにはいかないという判断です。
総会開催は、例年通り４月後半に行うということが、すでに掲示板に貼り出されて周知されています。個別配布する総会議案書の表紙１ページ部分のみが掲示されていたので分かりました。
国土交通省（国交省）の標準管理規約第４３条招集手続では、会議を開く２週間前までに総会議案書の配布することとなっています。
総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の２週間前（会議の目的が建替え決議又はマンション敷地売却決議であるときは２か月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
標準管理規約第４３条（招集手続）
「定期総会の案内文にコロナウイルス対策の明記を」に綴ったように、総会を開催する場合には、新型コロナウイルスを拡散させないための対策を講じるべきと思います。
思った以上に長引く新型コロナウイルスの影響で、疲弊している人も多く出始めています。管理組合の役員や管理会社の担当者は、気を抜かないように定期総会に臨みましょう。
今回の総会議案書には、「新型コロナウイルス感染拡大防止のための留意事項」として、下記内容が記載されていました。
・短時間で閉会する予定であること
・あらかじめ議案書を読んでから出席すること
・マスク着用で出席すること
・体調が悪い方は無理して出席しないこと
総会に出席する場合は、議案書の内容をあらかじめよく読んでから出席するようにしましょう。
マスクを着用することはもちろん、たとえ「総会出席書」を提出した後でも、総会当日体調がすぐれない場合は、無理をして出席しないように心がけましょう。
総会の議案は最低限で
総会の開催時間をなるべく短くするためにも、最低限の議題で行うことを推奨しました。
総会の議案は、①管理委託契約の更新、②収支決算および事業報告、③収支予算および事業計画、④次期役員選出だと思っていました。
しかし、実際の議案には、⑤修繕積立金の改定、⑥役員の定数変更が盛り込まれていました。⑤修繕積立金の改定、⑥役員の定数変更も、私が理事長を行っていた頃に提案したことでした。
提案したことが、引き続いて検討され上程して、形となって表れていることは非常によいことだと思いました。
修繕積立金の改定
「管理会社を変更する手続きは大変だが意義ある経験した」で綴ったように、マンションの竣工以来、管理会社の変更が一切なく、管理委託費が高額なままだったので、減額を目的に理事長に立候補して、減額を実現しました。
管理委託費の減額に伴い、修繕積立金の徴収金額も見直し、従来よりも値上げ幅が少なくなりました。その修繕積立金の金額が上昇するため総会での決議が必要となるため上程されました。
修繕積立金の値上げ幅は抑えられましたが、値上げを凍結するには至りませんでした。
役員の定数変更
「監事の仕事内容は会計監査だけではない！チェックリストで確認を！」で綴ったように、監事の役割は、会計監査と業務監査を行う必要があります。
重要な役割を担っているのに、監事一名体制で、膨大な資料を監事する必要がありました。
役割が定まっていない理事から、あと一人監事に任命して、二人体制で監事を行っていただくことの方がマンションにとっては有益であると判断しました。
すでに理事長は、「半数改選でスムーズな理事長決定で効果の高さを実感した」で綴ったように、１年目を副理事長、２年目を理事長としているためスムーズな理事会運営となっています。
同様に、監事も、１年目を副監事、２年目を主監事として、チェックのノウハウがスムーズで正確な引継ぎが行えることになると期待しています。
マンション管理のノウハウを引継ぐことも管理組合の重要な役割です。
３つの“密”避けて
小池百合子都知事が「３つの“密”を避けて」と呼び掛けています。
３つの“密”とは、換気の悪い「密閉空間」と、多くが集まる「密集場所」、間近で会話などをする「密接場面」の３つです。
総会の会場では、上記の３つがズバリ当てはまるのではないかと危惧しています。
新型コロナウイルスの終息が見込まれていない段階では、総会を中止することがよいのですが、マンション管理を継続的に行うためには、総会の開催は必要なことであると思います。
「定期総会の案内文にコロナウイルス対策の明記を」で綴ったように、総会の開催は、マスク着用・十分な換気・最低限の議案・間隔を空けて着席できるように気を配るべきだと思います。
東京オリンピック・パラリンピックまでもが延期されるほど状況が悪化していることを考えると、慎重に総会を開催しないといけないと思います。
外務省からは、新型コロナウイルス対策として、「レベル２：不要不急の渡航は止めてください。」という危険情報が出されるほどの影響が大きい新型コロナです。
さらに、小池百合子都知事は、不要不急の外出を自粛するように呼び掛けています。「感染拡大の重大局面」にあると言われているからです。
もう少し具体的に分かりやすい表現で自粛を呼び掛けた方が効果的なのではないかと思いました。
レジャーは不要不急ではありませんが、冠婚葬祭や総会は不要不急なのか否かなのか。
混乱に拍車がかからなければよいのですが。
おわりに
新型コロナウイルスの影響で、マンションの総会開催を延期するケースも増えています。しかし、東京オリンピック・パランピックのように、2021年まで延期することは難しいことでしょう。
「定期総会の案内文にコロナウイルス対策の明記を」で綴ったように、「マンション管理会社の感染症等流行時対応ガイドライン」に沿って、安全に配慮した総会の実施が求められています。
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